Расчет с подотчетными лицами

Подотчетное лицо — это работник организации, имеющий право согласно внутренним организационно-распорядительным документам получать целевые авансы.

Целевой аванс (или подотчетная сумма) представляет собой денежные средства, выданные организацией под отчет па административно-хозяйственные и операционные расходы.

Целевой аванс может быть выдан подотчетному лицу двумя способами:

• наличными денежными средствами из кассы организации или непосредственно из банка;
• путем списания денежных средств со специального карточного счета, открытого банком для организации расчетов по банковской пластиковой карте, оформленной на имя подотчетного лица.

Расчеты с подотчетными лицами могут быть связаны с приобретением запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров и других материальных ценностей; оплатой ремонта оргтехники, транспортных средств, арендных обязательств, других работ и услуг сторонних организаций; расходами на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительскими расходами.

Как правило, все операции но расчетам с подотчетными лицами условно можно поделить на расчеты с подотчетными лицами по командировкам и на расчеты по хозяйственным расходам.

Работники организаций часто выезжают в служебные командировки, при этом общество может командировать как руководство для проведения переговоров и произведения закупок, так и рядовых работников для выполнения рада работ.

Действующее законодательство содержит четкие требования к порядку оформления служебных командировок, оплаты командировочных расходов и их учета.

Основной нормативный документ, определяющий порядок направления сотрудников в командировки но России, — это Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее — Инструкция № 62).

Несмотря на давность принятия, Инструкция № 62 продолжает действовать, правда, в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ.

Решение о направлении работника или группы работников в служебную командировку принимается руководителем экономического субъекта.

После этого бухгалтерия подготовит проект приказа (распоряжения) о направлении работника (работников) в командировку в соответствии с формами первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

На основании подписанного приказа (распоряжения) о направлении в командировку в одном экземпляре выписывается командировочное удостоверение. Оно является основным документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него).

Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

• расходы по проезду;
• расходы но найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Для целей бухгалтерского учета расходы, связанные со служебными командировками (как внутри страны, так и зарубежными), должны признаваться как расходы по обычным видам деятельности.

В качестве отчетных документов, подтверждающих вышеназванные расходы, могут выступать:

1. в части оказания услуг гостиниц — счета за проживание в гостинице, бланки строгой отчетности, договора;
2. в части расходов на проезд — проездные документы (билеты).

При подтверждении расходов на проживание в гостинице, осуществленных сотрудником организации во время пребывания в командировке, необходимо помнить, что в настоящее время действуют Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденные постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 № 490.

Согласно п. 8 указанных выше Правил при оформлении проживания в гостинице исполнитель выдает квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг, который должен содержать наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей фамилию, имя, отчество, сведения о государственной регистрации); фамилию, имя, отчество потребителя; цену номера (места в номере); другие необходимые данные по усмотрению исполнителя.

Вернувшись из командировки, работник обязан заполнить авансовый отчет. К нему прилагает документы, подтверждающие понесенные расходы (кассовые и товарные чеки, счета, квитанции, билеты и др.).

Некоторые виды расходов не могут быть оплачены из кассы или безналичным путем с расчетного счета. К таким расходам могут относиться операционно-хозяйственные расходы, а также расходы на приобретение небольших партий товарно-материальных ценностей либо внеоборотных активов у других юридических лиц или населения.

К операционно-хозяйственным относятся:

• канцелярские расходы;
• почтово-телеграфные расходы; расходы на приобретение мелкого инвентаря за наличный расчет и т.д.

При приобретении вышеуказанных ценностей либо услуг у юридических лиц либо частных предпринимателей основанием для последующего списания с подотчетного лица израсходованной суммы служат:

1. документы, подтверждающие фактически уплаченную сумму по вышеперечисленным расходам: контрольно-кассовые чеки, приходно-кассовые ордера;
2. документы, указывающие на количество и ассортимент приобретенных ценностей, полученных услуг: товарные чеки — документы установленной формы, выписываемые продавцом магазина в подтверждение покупки товара; счета-фактуры, накладные, бланки строгой отчетности, акты выполненных работ, оказанных услуг.

При приобретении ценностей у физических лиц основанием для последующего списания с подотчетного лица израсходованной суммы служат торгово-закупочные акты, в которых указываются количество, ассортимент и стоимость приобретенных ценностей, а также сумма денежных средств, уплаченная за них.

Кроме документов, фиксирующих факт и сумму сделки, при оформлении авансового отчета необходимо приложить складскую накладную либо приходный ордер, подтверждающий фактическое поступление товарно-материальных ценностей на склад предприятия.

В том случае, когда приобретенные товары, материалы или другие предметы были переданы непосредственно в подразделения организации без оприходования на склад, к авансовому отчету должны быть приложены копии документов с распиской получателей, подтверждающие произведенные расходы.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются но кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой сумме, выданной под отчет.

Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает.

Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации. Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100000 руб. по одной сделке).

Пример 8.7

Главный инженер был отправлен в командировку для заключения договора-поставки продукции. Из кассы организации выдано 25 000 руб. на командировочные нужды.

После возвращения из командировки работник отчитался об израсходованных средствах в сумме 19000 руб. и предоставил в бухгалтерию подтверждающие документы. Остаток неиспользованных средств он вернул в кассу организации.

Порядок записи операций на счетах бухгалтерского учета представлен в табл. 8.7.

Таблица 8.7 Отражение расчетов с подотчетными лицами на счетах бухгалтерского учета