Функциональный цикл закупок

Регулярное поступление потока материальных ресурсов на предприятие требует выполнения определенных операций, действий, необходимых для полного завершения процесса снабжения, формирующих функциональный цикл закупок. Функциональный цикл закупок – интегрированная по времени совокупность закупочных операций, позволяющих в логической последовательности осуществлять процесс обеспечения предприятия необходимыми материальными ресурсами.

От правильного выбора поставщика зависят в конечном итоге не только цена, но и стабильность поставок, обеспечение гарантий поставки в соответствии с заказом, сервисное обслуживание, продвижение товара и многое другое. Выбор поставщика должен быть регламентирован и зафиксирован в Положении о закупках. В этом документе или в должностной инструкции определяются полномочия менеджеров при осуществлении закупок.

После определения потребности и выбора поставщика необходимо определить номенклатуру и количество закупаемых материальных ресурсов. Это очень важная часть работы специалиста по закупкам, так как от правильности определения количества товара зависят обеспеченность предприятия материальными ресурсами и эффективность использования оборотных средств. На основании информации о требуемых объемных и номенклатурных параметрах оформляется заказ на поставку.

Следующей операцией является получение подтверждения от поставщика о приеме им заказа. Задача менеджера по закупкам на этом этапе – сверить подтвержденное и заказанное количество и номенклатуру товаров. На основании подтверждения выставляется счет-фактура, являющийся официальным документом, в соответствии с которым будет производиться оплата заказа, затем будут формироваться все документы по приему товара и вноситься данные в информационную систему.

Контроль выполнения заказа часто осуществляется по телефону для получения немедленной информации, но ряд организаций используют простую форму, часто составленную на компьютере, для запроса информации по срокам отгрузки товаров или проценту выполнения заказа по состоянию на конкретную дату. Если поставщик не способен выполнить условий соглашения, в качестве рычага давления может применяться угроза аннулирования заказа или прекращения деловых отношений в будущем.

Получение счетов на оплату заказанных товаров – заключительный этап выполнения контракта. Все счета необходимо проверить, и, если в документах нет противоречий, бухгалтерия их оплачивает. При оплате счетов используется безналичный расчет, но могут производиться также наличные платежи, если иное не установлено законом. Допускаются расчеты платежными поручениями, по аккредитиву, чеками, по инкассо и другие формы, предусмотренные законом и установленными в соответствии с ним банковскими правилами.